С 2016 года к обязательно заполняемой ежемесячно работодателем документации прибавился еще один бланк – .
Документ содержит сведения о страховом стаже работающих в организации лиц, он упрощает некоторые расчеты. Выдача СЗВ-М работнику при увольнении пока не является обязательным условием.
Процедура увольнения строго регламентирована нормами трудового законодательства. При наниматель обязан руководствоваться статьями ТК РФ, которые прописывают, как и в какие сроки выдаются увольнительные документы.
При расторжении договора работодатель должен выполнить следующие действия:
- Выплатить все причитающиеся увольняемому суммы. Сюда входит и расчет заработной платы, за отработанное, но не оплаченное ранее время, а также премии, поощрения, пособия, и т.д. Начисление должно быть организовано таким образом, чтобы стороны полностью рассчитались друг с другом и не остались ничего должны, ведь расчеты после расторжения будут возможны только в судебном порядке. В соответствии со статьей 140 ТК РФ окончательные расчеты с работником должны быть произведены в последний рабочий день.
- Отдать хранящиеся у нанимателя личные документы сотрудника. Статья 84.1 ТК РФ предписывает, что работодатель должен обеспечить , а именно в день прекращения сотрудничества.
Перечень документации к выдаче в ТК РФ заканчивается трудовой книжкой, но в пункте 4 оговорено, что по заявлению самого увольняющегося, организация также обязана выдавать ему и иные копии документов. Перечень таких бланков не приведен в ТК, но внесено пояснение, что речь идет о документации, связанной непосредственно с работой увольняющегося.
В зависимости от требований трудового законодательства этот перечень постоянно изменяется и на сегодня он состоит из множества пунктов, которые варьируются в зависимости от специфики профессии и желания самого работника.
В отделе кадров могут быть затребованы:
- Медицинская книжка, если она была оформлена для работы.
- Копии приказов о , увольнении, переводах, поощрениях.
- Копия трудового соглашения.
- Удостоверения, сертификаты, свидетельства о получении квалификации или приобретении новых профессиональных навыков.
Кроме кадровых бумаг, увольняемому не обойтись и без бухгалтерских справок:
- Бланк по форме , понадобится тем, кто имеет право на налоговые вычеты.
- Форма 2Н выдается в обязательном порядке, ведь без нее не получится в полном объеме насчитать компенсацию за дни нетрудоспособности, если на новом рабочем месте сотрудник уйдет на больничный.
- Если расторжение договора производится из-за сокращения, или уволенный планирует стать на учет в центр занятости, то не обойтись без бумаги, которая указывает, какие доходы были у работника за последние три месяца.
Каждый случай индивидуален и требует особого подхода, поэтому законодательство оговаривает, что увольняемый имеет право требовать нужную ему документацию, а работодатель не имеет права ему в этом отказывать.
Форма — Сведения о застрахованных лицах
Обязательность выдачи СЗВ-М при увольнении сотрудника – довольно новое требование. Несмотря на то что оно изложено в Федеральном законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года, данное правило было введено лишь в 2016 году. Форма СЗВ-М является обязательной для отчетности в Пенсионный фонд. Ежемесячно до 15 числа следующего за отчетным месяцем подготавливаются сведения обо всех работающих в организации сотрудниках, с указанием сумм перечисленных за них страховых взносах. Из бланка СЗВ-М рассчитывается общий стаж работающих граждан. Кроме того, этот документ позволяет подтвердить, что наниматель уплачивает страховые взносы за нанятого работника. В форму вносятся сведения обо всех работающих, вне зависимости от того, оформлены они по или по гражданско-правовым соглашениям.
Форма бланка СЗВ-М утверждена Постановлением правления ПФР 01.02.2016 года под номером 83. Она может содержать как коллективные сведения, так и быть индивидуальной выпиской. Бланк ведется в электронном виде и заполняется автоматически при использовании 1С-бухгалтерии.
СЗВ-М заполняется нанимателем и передается в ПФР:
- Ежемесячно до 15 числа следующего месяца.
- Ежеквартально, в течение двадцати суток после окончания текущего квартала.
- Ежегодно до 1 марта следующего за отчетным года.
Кроме того, при она выдается и ему на руки с указанием персональных данных.
Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М
Выдаваемый бланк СЗВ-М при увольнении работника состоит из четырех основных блоков. Сама форма довольно проста, поэтому к ней даже не существует утвержденных инструкций по заполнению. Но некоторые первичные сведения все же лучше получить до того как впервые вносить данные в нее.
Перечень сведений, указываемых в СЗВ-М, делится на:
- Юридические данные организации-работодателя, являющегося страхователем. Здесь вставляются сведения о ИНН, КПП, номере в пенсионном фонде, название предприятия.
- Установление отчетного периода. Указывается месяц сдачи отчета, а не месяц за который он предоставляется. Данные указываются двузначным кодом, который приводится тут же во избежание путаницы.
- Тип формы. Этот раздел несет информацию о том, является ли данный бланк исходящим, дополняющим или отменяющим.
- Последний блок несет в себя сведения о застрахованных сотрудниках. В таблице производится поименное перечисление всех работающих, во вторую графу вписывается страховой номер индивидуального лицевого счета, а затем записывается индивидуальный номер страхователя, если он есть у работника и известен страхователю.
Указанные блоки применимы как для общей формы отчетности, так и для индивидуальных выписок. При выдаче персональной справки указываются данные человека, который уволился.
Правила заполнения формы
Заполнение СЗВ-М регламентируется правилами, которые указаны тут же в бланках, как пояснения к каждому разделу. Но некоторые графы вызывают вопросы у бухгалтеров и требуют некоторых пояснений.
Хоть конкретных пояснений, нужно ли распечатывать уволившемуся весь бланк, с указанием иных фамилий и сведений или стоит делать персональную выборку, нет, но стоит помнить, что справка выдается для подтверждения стажа при увольнении конкретного наемного лица. К тому же разглашение персональных данных, коими являются номерной знак СНИЛС и ИНН, противозаконно. Исходя из этого, становится ясно, что в выписке следует указывать сведения исключительно об увольняемом.
При внесении сведений о типе формы вписывается:
- «Исх» — если бланк первичный за указанный период времени.
- «Доп» — если данные дополняют ранее поданный отчет. Вносятся ФИО, СНИЛС и ИНН только тех о ком не были предоставлены сведения.
- «Отмн» — если документ отдельными строками полностью отменяет ранее сданный и заменяет их на новую интерпретацию. Подается в случае необходимости замены строк.
Столбец, в котором указывается ИНН, не является обязательным, то есть работодатель не должен заставлять наемных лиц получать индивидуальный номер страхователя, если у него таковой отсутствует.
Правила заполнения выписки о стаже при увольнении требуют лишь корректного внесения сведений об увольняемом, ориентируясь на пояснения в самом бланке. Форма СЗВ-М обязательно закрепляется подписями руководителя и печатью организации.
Порядок выдачи работнику при увольнении
Абзац 3 части 4 статьи 11 № 27-ФЗ описывает процедуру выдачи справки увольняемому. Она состоит из нескольких этапов:
- Написание заявления на получение выписки о стаже.
- Подготовка выписки, этим занимается бухгалтерия. На изготовление выписки отводится пять дней.
- Подписание готового бланка руководителем.
- Выдача формы увольняемому на руки.
Первые два пункта не требуют дополнительных разъяснений, а вот по поводу третьего в 27-ФЗ есть уточнения. Справка выдается под расписку и о получении документа ставится подпись в . Поэтому наниматель обязан завести специальный журнал учета выдачи выписок СЗВ-М. В нем в день увольнения проставляется дата, ФИО работника, номер справки и его роспись в получении.
Расписка о получении пишется в произвольном порядке. Бланк расписки может быть разработан в организации, как внутренний документ и распечатываться при надобности, заменяя лишь сведения о застрахованном.
Ходит много споров о том, зачем нужна эта справка, ведь ПФР итак имеет сведения о застрахованных наемных лицах. Но она нужна не для подтверждения стажа перед сторонними лицами, а скорее для того, чтобы сам увольняемый был уверен, что все отчисления за него производились исправно и отработанное время войдет в общий страховой стаж.
Вам это будет интересно
Копии отчетов СЗВ-М сотрудникам и подрядчикам в 2019 году можно не выдавать. Точнее – можно не выдавать каждый месяц. В каких случаях нужно предоставлять копии СЗВ-М сотрудникам в 2019 году? Предусмотрена ли ответственность за невыдачу копий? Что изменилось в законодательстве в этой части? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.
Как было раньше
До 2017 года все страхователи обязаны были выдавать всем своим сотрудникам копию сданных за них отчетов по форме СЗВ-М. Так поступать организации и ИП обязывал пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». В нем было сказано, что копию СЗВ-М работникам нужно было выдавать в срок, установленный для сдачи СЗВ-М. То есть, работодатели были обязаны выдавать копии не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.
Кроме этого, раньше были предусмотрены и некоторые дополнительные сроки выдачи копий в отдельных случаях (п.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ):
- исполнителям (подрядчикам) – нужно было выдать копию СЗВ-М в день прекращения договора гражданско-правового характера;
- тем, кто увольняется – в день увольнения;
- тем, кто выходит на пенсию – в течение 10 календарных дней с даты, когда сотрудник подаст заявление о том, что ему требуются документы для сдачи в ПФР.
Какие были сложности
Обязанность по выдаче работникам и подрядчикам копий СЗВ-М вызывала у бухгалтеров много претензий. Связаны они были с тем, что многие вопросы попросту не были урегулированы в законодательством, например:
- не было сказано, копию СЗВ-М за какой именно месяц нужно выдавать увольняющимся работникам?
- не уточнялось, в каком именно виде выдавать работникам копии СЗВ-М (учитывая, что они содержат персональные данные других сотрудников)?
- не разъяснялось, как подтвердить получение копий работниками. Нужно ли брать с ним расписки?
Подтверждение получения
Чтобы подтвердить выдачу сотруднику формы СЗВ-М бухгалтерии имеет смысл взять у физического лица соответствующее подтверждение. Такой документ можно составить в произвольной форме. Приведем образец подтверждения, которое можно составить при увольнении работника или при прекращении действия договора гражданско-правового характера.
Также в 2019 году возможные и другие варианты получения подтверждения получения копий, а именно:
- подпись работника на втором экземпляре копии СЗВ-М;
- ведение журнала выдачи копий СЗВ-М.
Бланк заполняется, как правило, автоматически, с использованием программных средств, и представляет собой копию выписки из отчета, который работодатель ежемесячно направляет в ПФР. Но если под рукой не окажется нужной программы, то для начала необходимо взять форму отчета.
Образец формы СЗВ-М работнику при увольнении
Шаг 1. Заполняем сведения о работодателе
Здесь просто указываем уставные реквизиты организации и переходим к заполнению оставшихся граф СЗВ-М на уволенных.
Шаг 2. Указываем период
Пишем месяц и год, в котором человек увольняется.
Шаг 3. Пишем тип формы
При увольнении ставим код “исход” - в смысле, документ исходящий.
Шаг 4. Заполняем сведения о работнике
Здесь пишем персональные данные увольняющегося человека.
Шаг 5. Подписываем и отдаем работнику
Так выглядит СЗВ-М, если работник уволился. Печать на документ ставится при её наличии. Если печати нет - значит, и ставить ничего не надо, это не является нарушением.
Включаются ли в СЗВ-М уволенные сотрудники
При выдаче копии увольняемому на руки
Данная форма персонифицирована, то есть при прекращении трудовых отношений документ выдается уходящему персонально. Включать других людей сюда не надо, потому что эти сведения относятся к персональным данным и охраняются законом.
Кроме того, в соответствии с законодательством работодатель должен не только выдать этот документ, но и получить документальное свидетельство, что СЗВ-М был выдан человеку.
При предоставлении отчета
Как показать уволенных в СЗВ-М при предоставлении отчетов, заботит многих. При сдаче отчета в ПФР за отчетный период в нем указываются все работники, в том числе и уволенные. В дальнейшем сведения об уволенных исключаются, но если человек уволился первого апреля, то при подаче отчета за апрель сведения о нем должны быть в форме СЗВ-М.
При увольнении работника важно своевременно и в полном объеме выдать ему документы, предусмотренные законодательством. Одним из таких документов являются выписки из отчетов СВЗ-М. Их непредоставление грозит работодателю серьезными последствиями. Однако избежать неприятностей несложно - для этого достаточно сделать несколько простых шагов.
Одним из главных элементов социальной защиты населения при достижении нетрудоспособного возраста являются пенсионные выплаты. Одновременно с этим сам факт достижения определенного возраста еще не является основанием для назначения . Одним из существенных условий является наличие требуемого страхового стажа, в течение которого в пользу работника осуществлялись выплаты на пенсионное страхование.
Для чего нужна справка СЗВ-М при увольнении рабочего
СВЗ-М - это отчет, ежемесячно предоставляемый работодателем в Пенсионный фонд России, подтверждающий, что указанные в нем лица в указанный период получили доход, облагаемый страховыми взносами.
Наличие таких документов у работника поможет ему в будущем доказать свой страховой стаж, когда возникнут спорные вопросы при определении размера пенсии.
Выписки из документа
При увольнении работнику выдаются выписки из отчетов за весь период его работы начиная с апреля 2016 года (первый отчетный период по этой форме).
Так как отчет за период, в котором увольняется работник, будет представлен в ПФР только в следующем месяце, работнику готовится отдельный отчет за месяц его увольнения.
В выписках должны содержаться сведения только по увольняемому работнику. Включение иных лиц или предоставление копий полных отчетов будет нарушением персональных данных.
Как выдать справку
Справка должна быть выдана работнику лично на руки.
При его отсутствии на рабочем месте в последний день работнику необходимо направить предложение явиться за документами лично или сообщить почтовый адрес, по которому такие документы могут быть ему направлены.
Сроки выдачи
Справку следует выдать в день увольнения работника. Если в день увольнения он отсутствует, то в день, когда он придёт за трудовой книжкой.
Отсутствие на рабочем месте обязательно должно быть зафиксировано актом и отражено в табеле рабочего времени.
Как подтвердить выдачу СЗВ-М на руки работнику
Получение работником СЗВ-М может быть подтверждено тремя способами.
Читайте также: Какие есть сроки обжалования давности по трудовым спорам
Самый удобный из них, особенно при большом количестве работников в организации, - ведение журнала учета выдачи документов. При этом выдача справки фиксируется подписью работника, подтверждающего таким образом её получение.
Следующие два способа могут применяться как самостоятельно, так и в сочетании с первым: от работника может быть получено письменное подтверждение о получении справки или его подпись оставляется на копии заявления, остающейся в архиве организации.
Журнал учета выдачи должен содержать традиционные графы: номер строки, название документа, его номер и дата, дата получения, подпись работника и её расшифровка.
Письменное заявление работника может содержать следующую фразу: «Подтверждаю, что в связи с прекращением трудового договора от (дата) № (номер) и на основании абзаца 3 части 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ я получил от (наименование организации) (номер ИНН, номер КПП) копию отчета по форме СЗВ-М за время работы на (количество листов) листах».
Подтверждающая запись на копии должна содержать слова «Получено на руки», дату и подпись работника с расшифровкой.
При направлении СЗВ-М почтой целесообразно отправлять документы заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Полученные в почтовом отделении квитанцию, опись вложения и вернувшееся уведомление необходимо сохранять. При наличии журнала учета выдачи документов информация об отправлении может быть отражена в нем.
Ответственность за невыдачу СЗВ-М
Если работодатель в установленный срок не представляет требуемые сведения или предоставляет неполные либо недостоверные сведения, на него может быть наложен штраф - 500 рублей за каждое нарушение.
В случае обращения работника с жалобой в контролирующие органы или суд невыдача справки может быть расценена как нарушение трудового законодательства. Допустившему такое нарушение лицу может быть вынесено предупреждение. Также на физическое и юридическое лицо может быть наложен административный штраф, размер которого составляет (при вынесении наказания впервые) - от 1 до 5 тысяч рублей для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 до 50 тысяч рублей - для организаций.
Кому надо сдавать ежемесячный отчет? Этот вопрос - один из самых частых. Итак, разберем, кто сдает данную форму в ПФР в 2016 году.
Рассмотрим несколько ситуаций. Договор заключен в последний рабочий день отчетного месяца. Между работодателем и работником 31 числа месяца 2016 года заключен гражданско-правовой договор (последний рабочий день отчетного месяца). Работы еще не выполнены, на момент сдачи СЗВ-М акт приемки не оформлен, оплаты не было. Несмотря на это, поскольку договор заключен в отчетном периоде, надо сдать СЗВ-М на данного работника. Договор расторгнут в первый день отчетного месяца. У застрахованного лица был только один рабочий день в месяце. Надо сдать форму СЗВ-М на данного работника.
Как быть в случае, если работник ушел в отпуск с последующим увольнением. Нужно ли его отражать в отчетности и как правильно это сделать?
Отчетный месяц - июнь. В мае работник ушел в отпуск с последующим увольнением. Дата увольнения - 27 июня. Компания рассчитала работника и выдала ему трудовую книжку перед отпуском. Данного работника надо включить в СЗВ-М за июнь. Ведь в отчет включаются все сотрудники, с которыми в течение месяца действовал трудовой или гражданско-правовой договор. Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, компания рассчитывается и выдает ему трудовую книжку в последний день перед отпуском. Но датой прекращения трудового договора считается последний день отпуска. Значит, в июне контракт с сотрудником действовал и на него надо подать сведения по форме СЗВ-М.
Если работник в отпуске за свой счет. Что в этом случае?
Работник трудится в организации с 2015 года по бессрочному трудовому договору. С 1 по 30 июня 2016 года он был в отпуске за свой счет. В июне 2016 года договор продолжает действовать. Соответственно, надо сдать СЗВ-М. Аналогично решается вопрос с ежемесячной отчетностью в ПФР при временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, а также в период прогула, простоя и в других подобных ситуациях.
Работник в отпуске по уходу за ребенком. Работник трудится в компании с 2014 года по бессрочному трудовому договору. С сентября 2015 года по настоящее время он находится в отпуске по уходу за ребенком. В отчетном периоде - договор продолжает действовать. Соответственно, надо сдать на данное застрахованное лицо СЗВ-М.
А если бывшим работникам организации выплатили премию к праздничной дате, нужно ли о таких лицах отчитаться в Пенсионный фонд?
Если были выплаты работнику вне рамок трудового или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, на таких застрахованных лиц сдавать СЗВ-М не надо.
Таким образом, В СЗВ-М надо записать всех сотрудников, с которыми в течение отчетного месяца заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые и гражданско-правовые договоры. Не указываются в форме СЗВ-М только те работники, которые уволились до начала месяца, за который сдается отчетность.
Сдавать ли отчет индивидуальным предпринимателям, адвокатам, нотариусам, арбитражным управляющим?
Страхователи, уплачивающие страховые взносы в фиксированном размере, сведения о застрахованных лицах на себя не сдают. Однако если есть наемные работники (лица, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры), то надо представить отчет.
Сдавать ли форму на сотрудников некоммерческих организаций?
Некоммерческие корпоративные организации создаются по решению учредителей, принятому на их общем (учредительном) собрании, конференции, съезде и т.п. Указанные органы утверждают устав соответствующей некоммерческой корпоративной организации и образуют ее органы.
В случае если утвержденным уставом некоммерческой организации определено положение о выплате вознаграждений, а также право заключения трудовых отношений, то в отношении таких лиц предоставляется форма СЗВ-М.
Сведения по форме СЗВ-М представляются за застрахованных лиц осуществляющих работу и (или) иную деятельность, в период которой они подлежат обязательному пенсионному страхованию в соответствии с Федеральным законом от 12.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Сдавать ли отчет на лиц, работающих по совместительству?
С лицами, работающими по совместительству, заключаются договора, то есть они состоят с работодателем в трудовых отношениях. Соответственно, на таких лиц работодатели должны сдавать СЗВ-М.
Сдавать ли отчет крестьянским (фермерским) хозяйствам?
Если крестьянские (фермерские) хозяйства состоят на учете в ПФР как хозяйства, в которых есть глава и члены, то этом случае сдавать СЗВ-М не надо. Если же хозяйства состоят на учете ПФР, как использующие труд наемных работников (не путать с членами хозяйства), то в этом случае главы таких хозяйств представляют помимо РСВ-2 и РСВ-1, куда включается информация о наемных работниках. То есть таким хозяйствам СЗВ-М на работников необходимо.
Сдавать ли форму на иностранцев и лиц без гражданства?
Застрахованными лицами являются постоянно и временно проживающие на территории РФ иностранцы и лица без гражданства; иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие в РФ при условии, что такой гражданин не относится к категории высококвалифицированных специалистов в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ. На указанных иностранцев и лиц без гражданства, с которыми у работодателя заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, надо представить СЗВ-М. Иностранцы или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов, не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Сдавать СЗВ-М на них не надо.